Lista de Boas Práticas

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Enquadramento

Pretendeu-se que a solução de Gestão Documental e workflow resolvesse eficazmente, além dos problemas de arquivo, a distribuição instantânea de documentos, a gestão das diferentes revisões / edições, rapidez na disponibilização de informação, segurança no acesso aos documentos, optimização no tratamento de processos documentados, conversão entre vários formatos e de origem diferenciada, de forma a garantir um aumento de produtividade, protecção física dos originais através de versões digitais e encurtar o ciclo do papel. Os documentos externos fossem digitalizados, integrados e numerados na aplicação de gestão documental.
Todos os requisitos foram cumpridos com o IportalDoc.
As dificuldades encontradas foi a resistência à mudança, como sempre em todas as aplicações informáticas.

Público alvo

Solução abrangente a qualquer empresa ou organização quer pública quer privada

Impacto

Tem um grande impacto na organização pela gestão fácilitada de documentos.

Próximas Ações e Recomendações

1. Instalação da solução, respeitando o ambiente existente na organização
2. Integração com o ambiente/ferramentas dos postos de trabalho (de preferência em software livre )
3. O controlo e gestão de um repositório comum de documentos evitando a sua duplicação e diminuindo os recursos afectos à sua manutenção
4. O reporte de medidas de eficiência para os vários processos bem como das suas diferentes fases facilitando a deteção de oportunidades de melhoria
5. A promoção e facilitação da comunicação interna da organização tornando mais eficazes os fluxos de informação entre os vários intervenientes em processos de decisão
6.  A automatização dos fluxos de comunicação existentes na organização
7. Possibilidade de integração com outras aplicações da organização
8. Integração com correio eletrónico

Tecnologia

 

1.A solução de software teve de integrar com:

I.Office 2000 e Open Office

II.Outlook 2000 e Evolution

III.Internet Explorer versão 6.0 e Mozilla Firefox

IV.Autocad Map 2008, cujas extensões são DXF, DWG e DGN (em Microstation)

V.Integração com SAP e WebGest (Gestão de Empreitadas)

2.Utilização de assinaturas electrónicas com cartão do cidadão

 

 

Imagens

Identificação da entidade

Serviços Municipalizados de Água e Saneamento de Almada

Entidades parceiras
IPBRICK

Taxionomia
Desmaterialização de processos

O sistema pode ser replicado?
Sim


Data de inicio de desenvolvimento: Abril de 2010

Data de entrada em produção: Janeiro de 2011

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Aviso

A informação contida nesta página é relativa à disponibilização de Boas Práticas na Administração pública, acerca de software alternativo que pode substiruir software proprietário. Contudo, esta lista não é exaustiva, podendo existir outras Boas Práticas que não se encontrem aqui partilhadas. Se tiver informação adicional e relevante, que não se encontre disponível nesta página, por favor contacte-nos.

Exposição do índice de correia fotorreceptora

Este separador de Boas Práticas, pretende ser dentro deste site, uma àrea relevante de partilha e divulgação de Boas Práticas em Software público. 
A informação que consta neste espaço está em atualização.